Zpracování dokumentů v duchu požadavků digitální transformace

Konica Minolta se oblasti řízení dokumentů věnuje úspěšně již řadu let. Jako přidanou hodnotu nabízí logické propojení s vlastními multifunkčními přístroji, které slouží k nutné digitalizaci dokumentů.

Když začíná rozvoj firmy zpomalovat…

Absence řízeného elektronického oběhu dokumentů spolu s příslušným workflow nepříznivě ovlivňovala výkonnost společnosti TON. Konkrétně docházelo ke ztrátám faktur při schvalování více odděleními nebo také ke  zpoždění v případech, kdy byl schvalovatel na služební cestě. Tato situace komplikovala život nejenom finančnímu oddělení, ale i běžným pracovníkům.

Neexistovalo ani společné úložiště informací o výrobcích nebo jejich dokumentaci. Data byla naopak evidována v různých adresářích v několika systémech. To samozřejmě znemožňovalo rychlé vyhledávání informací k jednotlivým fakturám, smlouvám a výrobkům. Chyběl vhodný software s uživatelsky přívětivým prostředím pro řízení projektů i úkolů s možností nastavování workflow (procesů). Podobně tomu bylo i s nástrojem pro komunikaci na projektech, který by usnadňoval plnění úkolů, revize a spolupráci.

Když chcete fungovat kdykoli a odkudkoli…

Společnost TON měla jasnou představu o oblastech a procesech, které chtěla pokrýt. Základem řešení je platforma MS SharePoint Server, která slouží jako primární úložiště dokumentů a BPM technologie K2 blackpearl, jež zajišťuje formulářové, procesní, integrační a reportingové služby. Pro kombinaci platforem se společnost rozhodla až na základě posouzení vlastností jednotlivých systémů.

„Řešení bylo poptáváno na základě předem definovaných požadavků od všech odborných útvarů. V průběhu implementace se pak ukázalo, že silný dodavatel se zázemím umí nabídnout i nadstandardní řešení v různých oblastech,“ uvedl Tomáš Gadas, CIO společnosti TON.

Pro jednoduché a uživatelsky přívětivé pořizování dokladů do systému obsahuje řešení software určený k vytěžování dat – pro podporu automatizace zpracování přijatých faktur. Tento způsob nahradil ruční přepisování údajů do systému, podporuje zpracování elektronických faktur, zkrátil čas na vyřízení, snížil administrativní zátěž i chybovost zadávaných dat.

Systém je přístupný přes webový prohlížeč a nevyžaduje žádnou instalaci na pracovních stanicích uživatelů. S tím souvisí i úspora nákladů za režii, údržbu a samotnou instalaci. Uživatelé mají navíc do systému operativní přístup, i když se nacházejí mimo firmu.

„Dnes naši IT specialisté sami pracují v prostředí K2, kde modelují procesy, formuláře a drobné agendy. IT oddělení s nadšením přivítalo, že postupně v dodaném ekosystému fungují i další agendy na základě byznys požadavků jednotlivých oddělení společnosti. Díky platformě K2 si děláme menší úpravy systému sami a komplexnější požadavky pro nás řeší náš partner Konica Minolta, který má zkušený tým konzultantů,“ popsal Tomáš Gadas.

Přínosy po zavedení

• Generální ředitel získal lepší přehled o všech projektech a aktivitách jednotlivých úseků. Zápisy z porady vedení jsou nahrazeny novou agendou v dodaném systému. V ní lze vyhledávat informace prostřednictvím klíčových odkazů na dokumenty napříč firmou. Již neexistují data v nepřehledných složkách na serveru.
• IT oddělení si díky technologii K2 blackpearl dokázalo svépomocí zpracovat helpdesk požadavků na ICT, včetně workflow. Cena podobného řešení se přitom na trhu pohybuje až kolem 300 tisíc Kč.
• Došlo k zavedení moderního, uživatelsky přívětivého celopodnikového intranetu. Všechny úkoly se nyní nacházejí na jednom místě.
• Zkrátil se čas procesu zpracování přijatých účetních dokladů z průměrných 15 dnů na 3 dny.
• Výrazně se zjednodušila práce se sdílenými informacemi, což pracovníkům ušetřilo průměrně 15 minut denně, které strávili hledáním dokumentů.
• Za velmi podstatný přínos je také považováno to, že je zákazník schopen téměř všechny potřebné úpravy provést sám. Dodané platformy MS SharePoint a K2 blackpearl tvoří ucelené řešení, kde mohou proškolení pracovníci rychle reagovat na požadavky koncových uživatelů. S konzultanty Konica Minolta zákazník řeší pouze složitější požadavky.