Jak mohou české firmy šetřit pomocí automatizace?

Jako největší český dodavatel softwaru Nintex Automation pro automatizaci procesů a robotizaci práce evidovala Konica Minolta vloni zdvojnásobení využívání těchto služeb rovněž u svých zákazníků. Podle Konica Minolta může středně velká firma pouhou digitalizací faktur a zavedením jejich řízeného oběhu dosáhnout úspor ve výši až půl milionu korun ročně.

„Firmy mění své strategie digitální transformace v reakci na dlouhodobý nedostatek kvalifikovaného personálu v ČR. Negativní vývoj ještě umocnily nedávné lockdowny, kdy tisíce pracovníků nebyly najednou k dispozici na svých místech. Zatímco dříve bylo cílem digitalizace zrychlení výroby a zkracování obchodních procesů, nyní se podniky snaží maximálně využívat systémy, které dokáží automatizovaně vyřizovat rutinní procesy,“ řekl Petr Atanasčev, ředitel produktového marketingu Konica Minolta Business Solutions Czech, a dodal: „V praxi se nám potvrzuje, že už nestačí jen řídit elektronické dokumenty, ale ideální je automatizace celých administrativních procesů a minimalizace jejich závislosti na lidském faktoru. Jen tak lze udržet chod firmy a její administrativy i v případě nedostatku zaměstnanců.“

Moderní automatizační systémy lze podle Konica Minolta snadno propojit s libovolnými IT nástroji, jako je MS Teams, SharePoint Online, Outlook, různé ERP systémy či databáze. „Naši zákazníci přitom nejvíce oceňují právě provázanost s produkty Microsoft, které jim umožňují využívat služby automatizace, aniž by se museli naučit pracovat s nějakým novým systémem,“ uvedl Atanasčev s tím, že automatizovat lze všechny typy procesů od vytváření smluv a objednávek a schvalování požadavků přes vyřizování účetních a smluvních dokumentů až po komplexní řešení řízení životního cyklu produktů, řízení dokumentace, kontroly jakosti, řízení zvyšování kvality nebo zpracování logistických procesů.

Služby spojené s digitální transformací jsou vhodné zejména pro subjekty, jejichž provoz tíží velké množství formulářů, dokumentů a interních procesů. Mezi takové patří například výrobní či účetní firmy, banky, energetické společnosti nebo zdravotnická zařízení. Podle Konica Minolta může středně velká firma pouhou digitalizací faktur a zavedením jejich řízeného oběhu dosáhnout úspor ve výši až půl milionu korun ročně.

Příklady úspor při zavedení řízeného oběhu faktur:

• Úspory, které lze poměrně přesně vyčíslit, vycházejí ze ztrátových časů při vyřizování urgencí a upomínek. U některých dodavatelů se dají rovněž uplatňovat tzv. bonusy za platby v termínech. Správou elektronických faktur lze také předejít možným sankcím za pozdní platby. U středně velké firmy, která obdrží 10 000 faktur za rok, se odhadují celkové úspory v této oblasti ve výši 350 000–500 000 Kč ročně.
• Jiné úspory vycházejí z kontroly správnosti faktur. Firma o 100 zaměstnancích standardně zpracovává 6 000 faktur ročně. U zhruba 30 % faktur nastával problém, který způsoboval alespoň 15minutové zdržení oproti standardu. Z tohoto příkladu vychází úspora minimálně 100 000 Kč ročně.
• Úspor lze dosáhnout také díky jednoduchému způsobu dohledávání faktur. Střední výrobní firma si odhadla čas hledání faktur na 180 hodin za rok. Při interní průměrné ceně nákladů na zaměstnance 300 Kč za hodinu činila úspora jen u hledání faktur 54 000 Kč ročně.