Malé a střední firmy tisknou více materiálů in-house

V důsledku snahy firem tisknout čím dál více firemním materiálů přímo v kancelářích vzrostl prodej laserových a LED tiskáren do malých a středních podniků v celé Evropě o více než 3 % (IDC Hardcopy Device Usage: Applications Driving Print, 2011). „Růst i v době zpomalení ekonomiky odráží schopnost výrobců tiskových zařízení úspěšně reagovat na měnící se potřeby trhu,“ řekl Miroslav Tyburec, ředitel Oki Systems pro Českou republiku a Slovensko.

„Průzkum ukázal rostoucí využití barevného tisku, zejména proto, že firmy mohou své materiály v profesionální kvalitě tisknout na laserovém nebo LED zařízení přímo ve firmě, bez nutnosti zadávat zakázku externím dodavatelům. V mnoha případech však management firem neví, v jakém objemu se u nich tiskne a kolik je tento často „zapomenutý“ náklad stojí. S rostoucím tlakem na kontrolu firemních nákladů v nejistém ekonomickém prostředí je tisk jednou z oblastí, ve které lze dosáhnout významných úspor s minimálním dopadem na podnikání.“

Sledování využití tiskárny

V době rostoucího množství informací, které jsou každý den generovány, se navyšuje i objem tisku. Uživatelé mají tendenci přenášet je na papír, aby si usnadnili jejich zpracovávání. To často vede k tisku více kopií, než je nutné, nebo k barevnému tisku i v případech, kdy plně dostačují černobílé materiály.

Firmy by se měly snažit zjistit, kolik se u nich tiskne a objem tiskových úloh řídit. Měly by proto zvážit využití softwarových nástrojů k jejich sledování a řízení. „Jak zjistila společnost IDC, prvním krokem k řízení nákladů je právě zjištění jejich výše,“ potvrdil Tyburec.

„Instalací síťového softwaru pro sledování využití tiskových zařízení je možno monitorovat objem tisku u každého oddělení nebo uživatele. Dokonce lze určit, který zaměstnanec tiskne, zda je úloha barevně nebo černobíle, počet stran, čas, kdy byla úloha odeslána a typ souboru, který se tiskne.“

Získané informace následně umožňují nastavit pravidla, která pomáhají kontrolovat tiskové výstupy a snižovat tak náklady. To může zahrnovat například:
• Identifikace aktivity uživatele nebo oddělení a možnost vyúčtovat náklady
• Nastavit tisk všech dokumentů černobíle jako standard. Pokud chtějí uživatelé tisknout barevně, musí změnit nastavení ovladače
• Nastavit tisk všech dokumentů oboustranně jako standard. Pokud chtějí uživatelé tisknout jednostranně, musí změnit nastavení
• Povolit barevný tisk pouze některým uživatelům nebo omezení použití barvy pouze pro určité typy dokumentů, případně nastavení stránkového limitu pro barevný tisk
• Nastavit jako výchozí režim konceptu nebo úspory toneru. Uživatelé mění nastavení pouze v případě, že vysoká kvalita tisku je skutečně nutná

Omezení využití externích tiskových služeb

Náklady na externí tiskové služby by měly být zahrnuty v každé analýze celkových nákladů a požadavků na tisk. Díky dostupnosti zařízení, která umožňují kvalitně tisknout dokumenty přímo v kanceláři, mohou malé a střední firmy tisknout, co potřebují a právě v době, kdy to potřebují. Není proto nutno tisknout velké objemy s cílem dosažení úspor z rozsahu, které v konečném důsledku mohou vést ke zbytečnému plýtvání a zvýšeným požadavkům na skladování, což u malých a středních podniků bývá často problém.

Pro tyto podniky může být výhodné zakoupit místo tiskárny formátu A4 zařízení formátu A3 a produkovat tak širokou škálu marketingových materiálů in-house. Ty lze vytvářet a upravovat podle potřeby, a tak velmi rychle reagovat na individuální potřeby zákazníků a měnící se trh.

„Není překvapením, že prodej zařízení formátu A3 malým a středním firmám překonal s nárůstem 8 % růst celého trhu v tomto segmentu a nastavil podobný trend pro další rok,“ řekl Tyburec. „Nejenže menší firmy díky A3 modelům tisknou vysoce kvalitní bannery, plakáty, makety obalů a direct mailovou korespondenci, ale jsou schopny produkovat také různé materiály ve větším množství, např. tabulky nebo technické výkresy.“

 „Jak vyplývá ze zprávy IDC, navzdory rychlému rozvoji různých zařízení, která umožňují zobrazení informací v elektronické podobě, je stále velký zájem o sdělování informací a dat v papírové formě. Pro malé a střední firmy je v současném obtížném ekonomickém období důležité, aby si uvědomily příležitosti pro zvýšení konkurenceschopnosti, které jim dávají moderní tiskové technologie, jako jsou ty, které poskytuje Oki. Díky nim lze realizovat tisk cenově efektivně přímo ve firmě, bez nutnosti slevovat z požadavků na kvalitu a kontrolu všech výstupů.“