Krize změnila styl práce. Umíte propojit své lidi a zároveň chránit firemní data?

PR článek - Jak dostat cenná data zase pod kontrolu, a přitom umožnit svým lidem bezpečný přístup ke všemu, co k práci potřebují?

Způsob práce se během několika týdnů zcela změnil. Home office už není mimořádným bonusem, ale výchozí situací a firmy mohou fungovat jen díky propojení lidí na dálku, videokonferencím a sdílení dokumentů.

Řada společností ale kvůli tomu narazila na překážky, které vzdálenou spolupráci výrazně komplikují. „Náhle zjistily, že nemají odpovídající IT vybavení. Nemají notebooky, nemají zabezpečené připojení a nemají infrastrukturu, která bezpečně ochrání jejich data,” řekl Petr Šprync, solution consultant společnosti Hitachi Vantara, která českým podnikům pomáhá najít ideální řešení pro práci na dálku.

Pro přechod do nové reality je efektivní a bezpečné sdílení dat klíčové. Zaměstnanci nutně potřebují přístup k pracovnímu obsahu, ale doma často využívají vlastní zařízení, střídají notebooky, telefony a tablety, a dokumenty často přeposílají přes e-mail či veřejné služby typu Google Docs. „Mnohdy citlivé firemní materiály jsou tak publikovány na nechráněných sdílených linkách,” upozornil Šprync.

Z dřívějšího celosvětového průzkumu společnosti Gartner vyplývá, že 28 % firemních dat je umístěno výhradně na noteboocích, smartphonech a tabletech. A to mluvíme o stavu před krizí. Boom práce z domova nekontrolované šíření citlivého obsahu rozproudil ještě mnohem víc. Data pak málokdo zálohuje a třídí. A shadow IT bobtná.

Hitachi Vantara má pro firmy ideální řešení – Hitachi Content Platform (HCP) Anywhere. Platforma umožňuje bezpečný přístup k firemním dokumentům odkudkoliv a na jakémkoliv zařízení přes intuitivní webové rozhraní. Ekosystém Hitachi funguje podobně jednoduše jako veřejná cloudová úložiště, data přitom neopouštějí „brány firmy” a díky tomu jsou neustále pod kontrolou. Společnost si sama řídí pravidla, takže v každém okamžiku ví, kdo má k čemu přístup a s kým jsou data sdílena.

Interní složky se dají sdílet i v jednotlivých týmech. „Stačí vytvořit týmovou složku a nastavit, kdo k ní bude mít přístup a jaká bude mít práva na čtení či upravování dokumentů. Složka se neustále aktualizuje a máte vždy přehled, kdo na čem pracuje,” doplnil Šprync.

Sdílení dokumentů na dálku je přitom naprosto snadné: stačí dvě kliknutí a aplikace vygeneruje unikátní link, který může být opatřený i přístupovým heslem a je možné ho poslat komukoliv ve firmě. Z počítače, telefonu i tabletu, e-mailem nebo esemeskou. Během pár vteřin. Samozřejmostí je nastavitelná expirace sdíleného odkazu.

Data se mezi firemními i soukromými zařízeními neustále synchronizují, jsou tříděná podle nastavených metadat a inteligentní řešení HCP Anywhere se postará i o zálohování.

Analytická firma Enterprise Strategy Group (ESG), která se specializuje na IT v průzkumu zjistila, že:

• méně než 50 % firem zálohuje všechny pevné počítače;
• méně než 40 % firem zálohuje všechny notebooky;
• méně než 25 % firem zálohuje všechna mobilní zařízení.

Hitachi Content Platform přitom umí chránit a zálohovat i nesdílená data umístěná na propojených koncových firemních zařízeních. Když si zaměstnanec dokument uloží na notebooku, záloha na firemním disku se vytvoří sama.

HCP data šifruje na cestě i na místě jejich uložení. Zároveň je komprimuje a chytře kombinuje firemní úložiště a cloudové služby, takže firmám šetří náklady na zajišťování dalších úložišť. Odpadají i náklady na následnou ochranu proti kybernetickým útokům zvenčí, o kterou se HCP dokáže postarat sama. Snižuje i zatížení firemních ajťáků, protože samoobslužný portál vyžaduje minimální administraci. Prostřednictvím Hitachi Content Platform lze navíc snadno vyřešit problém s GDPR a ochranou citlivých údajů ve firemních dokumentech.

„Práce z domova se bude využívat čím dál víc. Firmy by se měly připravit i na to, že se krizový scénář může kdykoliv opakovat. Řešení Hitachi Vantara jim může pomoci, aby byly dokonale připraveny. Zaměstnanci přitom nemusejí hledat žádnou alternativní cestu, jak dokumenty sdílet, díky HCP Anywhere mají k dispozici moderní digitální pracoviště,” uzavřel Petr Šprync.