Digitalizace faktur a přepravních dokumentů ve společnosti EWALS CARGO CARE

Cestu k vyšší efektivitě a produktivitě otevírá automatizace firemních procesů, která je rovněž důležitým předpokladem dalšího růstu firem. Jedním z nejrozšířenějších systémů nabízených v současné době je elektronické zpracování faktur a dalších dokumentů a jejich evidence.

Podniková administrativa se dnes dostává na zcela jinou úroveň. Odpadají zdlouhavé rutinní úkony, automatickou extrakcí údajů se šetří čas zaměstnanců, kteří se mohou věnovat jiným úkolům, a v neposlední řadě elektronická správa faktur účinně eliminuje sankce za pozdní platby. Rostoucí počet firem chápe digitalizaci jako nevyhnutelný krok, podobně jako EWALS CARGO CARE.

EWALS CARGO CARE je holandská společnost s více než stoletou tradicí, řízená již čtvrtou generací rodiny Ewals. Zabývá se logistikou, každý den uskuteční více než 5 000 přeprav v Evropě i mimo ni, má pobočky v 17 zemích, 2 200 zaměstnanců a roční obrat přesahující 600 milionů eur. Hlavní sídlo se nachází v nizozemském Tegelenu.

České zastoupení nadnárodní logistické společnosti EWALS CARGO CARE denně realizuje stovky přepravních zakázek a od svých partnerů, jednotlivých dopravců, obdrží více než 400 faktur. Společně se souvisejícími přepravními doklady je do firmy denně doručeno kolem 6 000 papírových dokumentů v různých formátech. Společnosti se již několik let v řadě daří meziročně zvyšovat počet přepravních zakázek o desítky procent. To s sebou však nese i neustále rostoucí administrativu.

Komplikovaná výchozí situace

Procesy zpracování papírových faktur a dokumentů ve společnosti EWALS CARGO CARE zahrnovaly značnou míru manuálních činností. Ty začínaly od doručení dokumentů na recepci firmy, přes zanesení údajů z faktur do informačního systému, kontrolu správnosti a schválení až k jejich následné archivaci. Kromě vysoké časové náročnosti byla dalším nedostatkem i chybovost během přiřazování dokumentace k fakturám, komplikace při nesouladu fakturace s objednávkami nebo průtahy u reklamací faktur. Značným problémem se stala i samotná archivace všech dokumentů z přepravních zakázek. Společnost EWALS CARGO CARE si musela pronajímat rozsáhlé prostory pro skladování papírových dokumentů, což představovalo značné finanční náklady.

„S výrazným růstem počtu přeprav se proces zpracování příchozích papírových dokumentů stával neúnosným. Stáli jsme před rozhodnutím navýšit naše personální a skladovací kapacity, nebo zavést kompletně digitální zpracování faktur a dokumentů. Protože chceme pracovat efektivně a dále růst, bylo naší samozřejmou volbou zahájení digitalizace,“ přiblížil výchozí situaci finanční ředitel EWALS CARGO CARE Tomáš Hudec.

„Zadání společnosti EWALS CARGO CARE pro nás bylo zajímavou výzvou. Při množství denně přibývajících dokumentů není divu, že fakturační oddělení bylo přetížené, dokumenty se obtížně dohledávaly a docházelo k chybám a prodlevám. Manažeři se místo získávání nových zakázek věnovali zbytečnému papírování,“ vysvětlil Michal Jäger, Solution konzultant Konica Minolta Business Solutions Czech a dodal: „Naším úkolem bylo navrhnout optimalizaci procesů zpracování dokumentů s návrhem řešení digitalizace a řešení oběhu dokumentů ve firmě.“

Z následného tendru vyšla vítězně právě nabídka firmy Konica Minolta založená na kompletně digitálním zpracování všech faktur a dokumentů k přepravním zakázkám. Jedinou manuální činností nyní zůstává označení všech příchozích dokumentů štítky s čárovými kódy, které jednoznačně identifikují faktury a související dokumenty. Po zkompletování dokumentace k jednotlivým přepravním zakázkám jsou veškeré papírové dokumenty naskenovány speciálními dokumentovými skenery, které si dokážou poradit s různými typy předloh včetně odlišných formátů, rozdílné kvality papíru a podobně.

Nasazení umělé inteligence

Pro digitalizaci skenovaných dokumentů využívá společnost EWALS CARGO CARE systém pro podporu automatizace zpracování dokumentů, vytěžování dat, s prvky umělé inteligence. Systém sdružuje související dokumenty, rozpoznává jejich obsah, validuje jej a získaná data předává k dalšímu zpracování. Použitý systém na naskenovaných fakturách rozpoznává jednotlivá pole (dodavatele, číslo objednávky, jednotlivé položky a finanční částky) a vyhodnocuje úspěšnost zpracování. Pokud jsou některé údaje nečitelné nebo nedokonale rozpoznané, vyžádá si systém asistenci obsluhy pro jejich správnou identifikaci.

V průměru stačí digitalizovat tři faktury od nového dodavatele, aby vytěžovací systém s dostatečně vysokou spolehlivostí rozpoznal všechny potřebné údaje z papírové předlohy.

Po digitalizaci a rozpoznání obsahu jsou dokumenty předány do implementovaného DMS systému, který zajišťuje jejich další zpracování ve firmě. Tedy schvalování a následnou archivaci, fyzicky jsou již archivovány pouze faktury. Další dokumenty související s přepravními zakázkami se po třech měsících skartují. Dlouhodobě se tak skladují jen desítky šanonů, nikoliv rozměrné krabice se stovkami tisíc listů papírů.

„Digitalizace faktur a dokumentů k přepravním zakázkám zkrátila dobu zpracování doručených dokumentů o několik hodin denně. Nyní víme o každém dokumentu a dokážeme dohledat doklady ke všem zakázkám. Rychle zjistíme, když nám některý z podkladů chybí a je nutno jej od partnera vyžádat. Řešení od Konica Minolta nám také vytvořilo podmínky pro plnou elektronickou fakturaci, na jejíž implementaci aktuálně pracujeme,“ zhodnotil projekt finanční ředitel Tomáš Hudec.

Výhody řešení

Po několikaměsíční implementaci spočívající v novém nastavení procesu oběhu papírových dokumentů a nastavení systémů začala společnost EWALS CARGO CARE využívat řešení od Konica Minolta k digitalizaci několika tisíc dokumentů denně. Přínos systému je patrný hned v několika oblastech:

Archivace dokumentů

• Digitalizace všech nových dokumentů a jejich uložení v DMS systému.

Systematizace workflow

• Okamžitý přehled o každém dokumentu.

Elektronická fakturace

• Systém je připraven k přechodu na čistě elektronickou fakturaci.

Dohledatelnost

• Pro účetnictví, audit a další kontroly jsou vždy k dispozici potřebné dokumenty.

Optimalizace procesů

• Nové procesy využívající digitalizaci jsou výrazně rychlejší a efektivnější.

Digitazace podporuje růst firmy

Společnost EWALS CARGO CARE plánuje další rozvoj digitalizačního řešení, především jeho využití pro všechny dodavatelské faktury (provozní i režijní) a vystavování faktur největších dopravců na základě dodaných podkladů k uskutečněným přepravám.

„Bez digitalizace faktur a dokumentů by byl pro nás další růst počtu přeprav a obratu velmi nákladný a personálně náročný. Řešení dodané společností Konica Minolta poskytuje našim provozním manažerům více času na řešení nových zakázek, pomohlo nám meziročně zvýšit cash flow o 30 % a velmi ulevilo našim zaměstnancům v administrativě,“ uzavřel finanční ředitel Tomáš Hudec.