Flexibilní a hybridní pracovní prostředí způsobuje prudký nárůst nákladů na tisk

Manažeři IT oddělení byli svědky rozšiřování flotil tiskáren v organizacích, zatímco zaměstnanci využívali vlastní tiskárny při práci z domova (podle 53 % respondentů), což představovalo jednu z příčin prudkého růstu hybridní práce. Nutnost spravovat tiskárny mnoha různých značek nyní vidí jako jeden z významných problémů více než třetina (37 %) vedoucích oddělení IT. Dalším pozorovaným jevem bylo, že zaměstnanci utratili podstatné částky za inkoustové kazety v důsledku nákupu běžně dostupných tiskáren určených pro domácí použití (70 %) a nerozlišovali mezi tiskem pro firemní a osobní potřeby, za což nesly náklady organizace (71 %).

Současně více než třetina respondentů (38 %) uvádí, že tiskárny byly vystaveny velkému náporu v klíčových okamžicích, kdy lidé po příchodu do práce tiskly uložené dokumenty. Nárůst počtu zaměstnanců pracujících přesčas kvůli výpadkům tiskáren (nedostatečná provozuschopnost) zaznamenalo 64 % respondentů.

Tyto zkušenosti vedly k tomu, že téměř dvě třetiny (63 %) respondentů nyní uvádějí, že v budoucnosti provedou podstatné změny řízení tisku. Více než polovina (52 %) hovoří o potřebě snížení údržby tiskáren, dalších 39 % uvádí, že je třeba snížit náklady a současně se zaměřovat na plnění cílů v oblasti ochrany životního prostředí.

Udržitelnost

Respondenti odhalili značné napětí plynoucí z obtížnosti upřednostňování aspektů udržitelnosti a současně zvládání nových výzev způsobených náhlým přechodem na hybridní pracovní prostředí. Zatímco 73 % respondentů uvádí, že nyní při plánování investic do tiskáren vnímají, že se pozornost upíná k udržitelnosti, mnoho z nich si stále není vědomých toho, že technologie inkoustového tisku nabízí větší výhodu v oblasti udržitelnosti než laserová technologie. A přestože 57 % respondentů uznává, že lze dosáhnout snížení emisí CO2 změnou typu používaných tiskáren, pouze 43 % z nich o řešeních fungujících bez potřeby vysokých teplot skutečně uvažuje.

Kontrola

Udržení si kontroly nad tiskovým hardwarem během práce na dálku uvedlo mezi hlavními potížemi 75 % respondentů, 63 % z nich připustilo, že oddělení IT nad flotilou tiskáren kontrolu ztratilo.

Získání kontroly zpět bude představovat důležitý krok vpřed při napravování problémů v oblasti nákladů i udržitelnosti. Řízení a kontrola flotily tiskáren představuje speciální součást zásad v oblasti životního prostředí a udržitelnosti podle 73 % dotázaných, a proto by k rychlému řešení tohoto problému mohlo patřit hledání jasných informací o udržitelných tiskových řešeních.

Gareth Jay ze společnosti Epson doplnil: „Vedení oddělení IT čelí v posledních několika letech nebývalému tlaku. Časové možnosti i prostředky jejich týmů jsou využívány na maximum, zatímco se snaží přizpůsobit potřeby tisku i IT obecně novým požadavkům světa práce. Některé z výsledků průzkumu poukazují na to, jak moc je stále ještě třeba vzdělávat zákazníky o výhodách, jež nabízejí naše podnikové inkoustové tiskárny s technologií Heat-Free, které jsou schopny pomoci s některými z uváděných problémů, ať už jde o úsporu času, finančních prostředků, nižší spotřebu energie, menší emise CO2, nižší potřebu zásahů či méně spotřebního materiálu než laserové tiskárny.“

Zjištění z průzkumu však přinášejí také naději a příležitost. Mnoho respondentů nyní hledá cesty, jak zmírnit budoucí rušivé zásahy a dosáhnout vyšší míry odolnosti. Je zde příležitost investovat do nových tiskových technologií a vyhledat nové možnosti ve srovnání se stávajícími flotilami tiskáren. Z potřeby zajistit lepší podporu pracovníků nemusí mít vedení oddělení IT těžkou hlavu. Tento proces může vyústit v podstatně lepší efektivitu a produktivitu a může společnosti pomoci dostat se zpět do souladu s cíli v oblasti udržitelnosti.

Mezi hlavní zjištění plynoucí z průzkumu patří:

Změny v oblasti tisku vyvolané pandemií a dopadem hybridní práce:

Růst nákladů:

Výrazná většina organizací (89 %) zaznamenala v posledních 12 až 18 měsících růst nákladů na tisk, v průměru činil tento růst 14 %.

Ztráta kontroly:

Jako problém, který firmy tlačil nejvíce, bylo označeno udržení si kontroly na tiskovým hardwarem během práce na dálku. Pouze 42 % respondentů uvedlo, že si – do jisté míry – udrželo optimální úroveň kontroly nad rozhodováním o nákupech tiskáren a jejich správě. Přestože naprostá většina organizací (93 %) sice stanovila určitá omezení ohledně toho, jaké tiskárny si mohou zaměstnanci pořizovat pro práci z domova během pandemie, a většina z nich (76 %) zavedla nějaká nová pravidla, 42 % připouští, že dodržování takových pravidel mělo své limity.

Mezi hlavní problémy spojené s domácím tiskem patří bezpečnost, odpovědnost za aktiva nacházející se mimo kancelářské prostředí a přijímání požadavků na údržbu výrobků koupených individuálně zaměstnanci.

Vznik hybridních návyků:

Samo chování spojené s tiskem se rovněž mění. Stále roste důraz na tisk pouze důležitých dokumentů, tiskárny jsou vystaveny velkému náporu v klíčových okamžicích, kdy se provádějí uložené tisky po příchodu do kanceláří. Téměř polovina (44 %) respondentů se domnívá, že v důsledku nastalé situace přejdou během následujících dvou let na centralizovanější skupiny tiskáren, téměř dvě třetiny (64 %) organizací již tento způsob využívá v běžném kancelářském/domácím prostředí. Respondenti ze zhruba čtvrtiny organizací (23 %) se domnívají, že bude k dispozici více zařízení pro méně uživatelů. Předpovědi týkající se uspořádání pracoviště se rozcházejí. Více než třetina (36 %) respondentů uvádí, že zaměstnanci se budou postupně vracet na pracoviště, 27 % respondentů očekává použití systému rotace.

Vyšší význam tisku, potřeba rychlosti a spolehlivosti:

Polovina respondentů (49 %) se domnívá, že význam tisku a technologií tisku pro jejich organizaci v příštích 12 měsících poroste. Po pandemii hlásí většina (72 %) respondentů přetrvávající potřebu vyšší spolehlivosti tiskáren, 61 % z nich se domnívá, že tisk bude i nadále důležitý, pokud jde o řízení kritických dat, 53 % organizací uvádí, že potřebují rychlejší tisk, aby byly schopny plnit poptávku.

Cíle udržitelnosti jsou ohroženy:

Většina respondentů (69 %) věří, že v jejich společnosti budou po pandemii covidu-19 více zohledňovány dopady na životní prostředí a společnost. Polovina jich však připouští, že během posledních 12 až 18 měsíců byly ohledy na udržitelnost poněkud upozaděny. Posun směrem k udržitelnějšímu tisku v důsledku hybridní práce sice očekává60 % respondentů, ale téměř dvě třetiny (61 %) se domnívají, že rozšíření nových tiskáren kvůli podpoře práce z domova znamená, že se jim nepodaří cíle v oblasti udržitelnosti splnit.

Hlavním problémem je spotřeba energie:

Přestože 95 % organizací monitoruje spotřebu energie své flotily tiskáren, pouze 35 % má jasný přehled. Existuje však silné přání zvýšit míru porozumění úspor, kterých by bylo možné dosáhnout změnou řízení flotily tiskáren (66 %) a změnou typů používaných tiskáren (57 %).

Široce rozšířené omyly:

Průzkum sice odhalil určité neznalosti výhod, které může podnikům přinést technologie inkoustového tisku, ale respondenti spojili tyto tiskárny se snadnější údržbou, poskytováním tisku vyšší kvality a nižšími provozními náklady.

Metodika

Průzkumu stavu trhu zadanému společností Epson, který provedla nezávislá výzkumná společnost Coleman Parkes, se zúčastnilo 3 000 osob s rozhodovacími pravomocemi v oblasti IT ze 30 zemí z Evropy, Blízkého východu a Afriky.