Nové řešení pro správu dokumentů
Společnost J.K.R., přední český dodavatel podnikových informačních systémů pro střední a větší organizace, rozšířila ve spolupráci s partnerskými firmami Gosvo a Amcobex své ERP třídy BYZNYS o nové řešení BYZNYS DMS. Jedná se o systém pro elektronické zpracování dokumentů a jejich provázání s obchodními procesy.
Řešení BYZNYS DMS (Document Management System) je plně integrované do
ERP třídy BYZNYS a umožňuje okamžitý přístup k relevantním dokumentům
bez ohledu na jejich fyzické umístění. S pomocí BYZNYS DMS je možné
aktuální dokumenty nejen rychle získat, ale také zajistit jejich bezpečnost
díky přesně vymezeným přístupovým právům jednotlivých uživatelů.
Přijaté dokumenty jako například objednávky, smlouvy či faktury jsou
nejdříve skenovány a následně elektronicky archivovány v Centru sdílení
dokumentů. Poté jsou v elektronické podobě připojeny k odpovídajícím
záznamům v BYZNYSu, a to včetně nastavení přístupových práv. Díky
tomu mohou oprávnění uživatelé všechny dokumenty snadno prohlížet a
dále s nimi pracovat bez ohledu na to, zda jsou v sídle firmy, na pobočce
či vzdáleně připojeni. Papírový originál lze v případě potřeby
dohledat v archivu podle čárového kódu, kterým je dokument při
skenování automaticky opatřen. Při skenování jsou dokumenty připraveny
i pro fulltextové vyhledávání, což je v porovnání s prohledáváním
papírového archivu velký krok kupředu.
To může potvrdit i jeden z prvních uživatelů řešení BYZNYS DMS, společnost Signum zabývající se žárovým a odstředivým zinkováním. „Modul pro skenování dokumentů a jejich automatické zařazování do evidence přijaté korespondence pomáhá při distribuci a schvalování dokumentů v rámci rozsáhlého areálu společnosti Signum, a to včetně vzdálených poboček. V každém okamžiku je zřejmé, u koho dokument čeká na schválení, a kým už schválen byl. Tato evidence je pak klíčová především u přijatých faktur,“ vysvětluje Alexandr Gonyšev, obchodní ředitel společnosti Gosvo, která řešení implementovala a podílela se i na jeho vývoji.
Elektronické zpracování také zamezuje fyzickému poškození dokumentu, protože fyzicky doručené dokumenty jsou po doručení předány rovnou ekonomickému oddělení k archivaci, a tím se výrazně snižuje riziko jejich zničení při oběhu po firmě. Po jednotlivých kontrolních bodech už faktura obíhá pouze v elektronické podobě.
Na vývoji řešení se rovněž podílela společnost Amcobex Information Technologies, která se postarala především o hardwarovou podporu modulu BYZNYS DMS.
