Sedm mýtů o bezpapírové kanceláři, které dávno neplatí

„V oblasti digitalizace panuje stále řada omylů a nepochopení. Často se v českých podnicích setkáváme s názorem, že co funguje, není třeba měnit. Cílem bezpapírové kanceláře však není překopat od základů chod firmy, ale spíše zachovat, co funguje, a zjednodušit, co je nyní složité,“ vysvětlil základní principy bezpapírové kanceláře Martin Vondrouš, expert na nové technologie společnosti Software602.

Nejčastější mýty týkající se digitalizace chodu firem:

1. Digitalizace je pouze převod dokumentů do digitální podoby

Digitalizace je mnohem víc! Pokud se vydáte cestou bezpapírové kanceláře, budete moci digitalizovat chod podniku se vším všudy. Tzv. paperless (bezpapírová) řešení usnadňují workflow a zlepšují přehled o dění ve firmě. Umožní řešit kompletní firemní administrativu a zpracovávat jakékoliv firemní dokumenty, například digitálně podepisovat smlouvy, schvalovat dovolené, „cesťáky“ či faktury k proplacení, připomínkovat důležité dokumenty, anebo je rovnou archivovat. To vše na pár kliknutí a odkudkoliv.

2. Digitalizace slouží především k úspoře papíru – Když netiskneme, nepotřebujeme ji

Pokud ve firmě příliš netisknete, šetříte peníze i životní prostředí, což je dobrá zpráva. Nicméně úspora papíru je pouze jednou z mnoha výhod digitalizace. Pro 69 % českých firem je hlavní motivací k opuštění papíru úspora času, hned v závěsu se umístila vyšší efektivita (60 %) a také úspora peněz (59 %). Menší spotřeba papíru tak rozhodně není jediným, ba dokonce ani hlavním důvodem, proč se vydat cestou paperless řešení.

3. Elektronická komunikace či elektronický podpis přinášejí větší riziko zneužití a kyberútoků

Opak je pravdou. Moderní platformy a aplikace bezpapírové kanceláře se nacházejí na zabezpečených cloudech a proti úniku dat jsou velmi dobře chráněné. A pokud jde o elektronický podpis, ve svých vyšších úrovních (tzv. uznávaný či kvalifikovaný elektronický podpis) nabízí pokročilé bezpečnostní záruky. Elektronický podpis je pevně spojen s podepisující osobou i podepisovaným dokumentem, navíc jej lze opatřit časovým razítkem. To podpis ukotvuje v čase a chrání podepsaný dokument před dalšími změnami. Díky tomu je elektronický podpis bezpečnější než vlastnoruční podpis na papíře, o oskenovaných verzích vlastnoručního podpisu nemluvě.

4. Řešení pro bezpapírovou kancelář jsou příliš drahá a jejich implementace náročná

Dvě z deseti firem, které bezpapírovou kancelář nevyužívají, uvádějí jako důvody příliš vysoké náklady takových řešení. Je pravda, že některé komponenty bezpapírových kanceláří mohou stát nemalé peníze, ovšem v dnešní době můžete pořizovací náklady (finanční i časové) stáhnout na minimum. Řešením je například pořízení paperless kanceláře jako služby, čímž odpadá nutnost nakupovat drahý hardware a software do firemního vlastnictví a také starosti s pravidelnými aktualizacemi. V každém případě však platí, že než se rozhodnete digitalizovat, měli byste provést analýzu chodu firmy a jejích potřeb. Teprve tak se vyhnete slepým uličkám a zajistíte, že výhody bezpapírové kanceláře dalece převýší její náklady.

5. Papír je univerzální, softwarová řešení znamenají neustálé problémy s kompatibilitou

Papír je možná univerzální, ale pokud nechcete využívat poštu a klasické listovní zásilky, bez určité formy digitalizace se neobejdete. Její hlavní výhodou je nezávislost na prostoru, což oceníte zejména v dnešní době, kdy se práce odkudkoliv stává standardem. Moderní aplikace pro bezpapírovou kancelář navíc nabízejí univerzální kompatibilitu. Můžete tak na dálku podepisovat smlouvy i v případě, že vaši klienti či dodavatelé používají jiné řešení než vy. Dovolená – ať už vaše, klientova či poštovní pobočky – tak není důvodem pro zpoždění či ohrožení zakázky.

6. Bezpapírovou kancelář využijí pouze velké firmy

Alespoň částečně využívají bezpapírovou kancelář celé dvě třetiny českých firem. Podíváme-li se na jejich velikost, pak je skutečně používání paperless řešení častější u firem s vyšším počtem zaměstnanců – bezpapírovou kancelář (alespoň do jisté míry) využívá až 80 % podniků nad 250 zaměstnanců. Ani u menších firem však není podíl zanedbatelný: prvky bezpapírové kanceláře disponuje polovina firem do devíti zaměstnanců. Zejména malým firmám mohou paperless řešení značně ulehčit fungování, hlavně v případech, když je klíčový manažer s podpisovým právem na dovolené. Až 60 % českých firem navíc plánuje do bezpapírové kanceláře v budoucnu investovat.

7. Digitalizace vyžaduje zkušenosti s IT a zaměstnanci by se softwarem neuměli zacházet

Bezpapírová kancelář fungování podniku spíše zjednodušuje, než by jej činila složitějším. Moderní aplikace jsou velice intuitivní a uživatelsky přívětivé, zvládne je proto obsluhovat každý, kdo má i jen minimální zkušenost s prací na počítači. Výhodu aplikací také je, že v drtivé většině z nich lze vytvořit různé úrovně oprávnění. V praxi tak vedoucí pracovník řídí prostřednictvím bezpapírové kanceláře klidně celou firmu, ale stážista dostane přístup pouze do dílčích oblastí. Nemusíte se tak obávat, že by zavedení paperless řešení nadělalo ve firmě paseku. Opak je pravdou, vyšší spokojenost zaměstnanců je motivací pro 41 % firem, které se rozhodly bezpapírovou kancelář využívat.