Jak vybrat informační systém pro malou firmu nebo živnost
Užívání informačního systému nepatří jen k výsadám velkých společností. I majitelé malých firem a živnostníci potřebují mít dobrý přehled o svých zakázkách, klientech či zaměstnancích. Nabídka různých technických řešení na trhu je čím dál širší. Výběr toho správného by měl začít stanovením toho, jaké parametry má systém splňovat. Potřeby malých firem či živnostníků se přitom liší od potřeb velkých korporací. Jaká kritéria při výběru informačního systému pro malou firmu zohlednit?
Přiměřenost rozsahu i potřeb
Je třeba vybrat si takový informační systém, který odpovídá rozsahu podnikání. Pro malou firmu nebo živnostníka nemá smysl vynakládat peníze a energii na zavedení robustního systému, jehož funkce a kapacitu nikdy plně nevyužije. Lépe se u nich uplatní přehledný systém se snadným a intuitivním ovládáním. Zároveň je však třeba myslet i na další možný rozvoj a růst firmy a volit takový systém, který nabízí i rozšíření o další pokročilejší funkce, které v budoucnu budou možná potřeba. Volba se také musí odvíjet od toho, na co se bude informační systém využívat a v čem má pomoci.
Cloudové řešení a dostupnost odkudkoliv
Takzvaný cloud computing patří k aktuálním trendům v informačních technologiích. Pokud je zvolen systém s cloudovým řešením, není třeba investovat do vlastního serveru. Ušetří se za technické vybavení a nejsou starosti s údržbou. Systém totiž poběží na profesionálně zabezpečených a kontinuálně dostupných serverech dodavatele. „Výhodou cloudového řešení je možnost připojit se k systému z jakéhokoliv počítače a díky mobilním aplikacím i z mobilu či tabletu. Podnikatelé a živnostníci obvykle tráví mnoho času na cestách, a tak si potřebují udržet přehled nad zakázkami a statistikami i mimo kancelář. Díky mobilní aplikaci mají přístup k datům své firmy prakticky odkudkoliv,“ uvedl Jiří Halousek, ředitel společnosti IReSoft.
Důležité funkce
Nový informační systém by měl plnit všechny funkce, které jsou podstatné pro chod firmy. Na trhu je sice mnoho nástrojů, které řeší jednotlivé agendy, ale jejich využíváním nikdy nebudou všechny informace na jednom místě. A tak se snadno ztratí úkol či se zapomene na termín některé ze zakázek. Základem úspěšného podnikání je především efektivní komunikace a dobrý přehled o zaměstnancích i zakázkách. Právě to by měl informační systém umožnit. Měl by poskytnout informace o tom, které zakázky jsou ziskové nebo ztrátové a kolik pracovního času si vyžádaly. Vhodný informační systém může pomoci také při řízení vztahů s klienty a dodavateli, umožní evidenci veškerých nákladů a přenese se přes problémy s fakturami. Data zadaná do systému by pak měla být k dispozici v podobě statistických a manažerských výstupů, které pomůžou objasnit pravdu o fungování podnikání a výkonech zaměstnanců.
Jednoduché ovládání a přehlednost
Informační systém musí rychle pochopit a dobře zvládnout nejen majitel firmy, ale také jeho zaměstnanci, kteří jej budou denně využívat. Proto je nutné hledat takový produkt, jehož ovládání je jednoduché a intuitivní. Nemá totiž smysl pořizovat systém, který nahání zaměstnancům hrůzu.
Jeho implementace by mohla funkčnost firmy spíše ochromit, než posunout dál. Systém by měl být přehledně členěn podle jednotlivých funkcionalit, a umožňovat tak snadnou orientaci. V neposlední řadě by informační systém měl mít dobře vyřešenou instalaci, kterou je možné zvládnout bez administrátora nebo IT specialisty.
Náklady na pořízení systému
Netřeba zdůrazňovat, že pro živnostníka či malou firmu je cena velmi podstatným kritériem. Neměla by však být kritériem jediným. Při výběru je třeba se orientovat také podle reputace dodavatele a zkušeností zákazníků, kteří mají podobné potřeby a nároky. „Rozpočet malé firmy už není při pořizování prvního informačního systému překážkou. Například základní verzi systému IZIO lze pořídit zcela zdarma. Zájemci se musí pouze registrovat přes internet a stáhnout si instalační balíček. V základní verzi je pak možné systém bezplatně využívat bez časového omezení,“ sdělil Michal Hochman, produktový manažer informačního systému IZIO.
