Firmy nepoužívají elektronický podpis na fakturách
Téměř čtyři pětiny firem si elektronicky přijatou fakturu vytisknou a dále ji uchovávají pouze v tištěné podobě. Okolo 20 % firem fakturu doručenou ve formátu PDF tiskne dokonce opakovaně. A necelá pětina firem, které elektronické faktury zpracovávají, požaduje po svých dodavatelích připojit k elektronické faktuře také elektronický podpis.
Údaje vyplynuly z odpovědí 245 středně velkých a velkých firem s ročním obratem nad 100 milionů korun v rámci aktuálního průzkumu společnosti CCV Informační systémy. Vzhledem k tomu, že novela zákona o dani z přidané hodnoty, která vstoupí v účinnost počátkem příštího roku, mimo jiné požaduje po každém plátci DPH zajištění věrohodnosti původu všech faktur, neporušenosti jejich obsahu a zajištění čitelnosti po celou dobu uchování dokladu, vystavují se tyto firmy do budoucna velkému riziku.
Právě elektronické faktury opatřené elektronickým podpisem jsou totiž schopny ulehčit zajištění oněch důležitých vlastností – neporušenosti obsahu a věrohodnosti původu faktury. Pokud totiž, podle nového znění zákona, nepoužijí elektronický podpis nebo EDI (Electronic Data Interchange), budou muset zajistit další kontrolní mechanismy vytvářející spolehlivou tzv. auditní stopu. To znamená například pomocí vzájemného odkazování a párování dokladů prokázat průběh uskutečnění příslušného daňového plnění s dostatečnou mírou jistoty třeba ze tří nezávislých stran (objednávky od zákazníka, dodací listy od dodavatele, výpisy z účtu od banky apod.).
Zavádějící interpretace novely zákona o DPH
„Spoléhat systémově ve středně velké firmě na vzájemné odkazování dokladů jako hlavní nástroj k zajištění požadovaných náležitostí daňového dokladu může být v konečném důsledku rizikem. Není totiž jisté, jak vše následně obstojí před daňovou kontrolou,“ varoval Petr Ondrášek ze společnosti CCV Informační systémy a zároveň zástupce ICT Unie v Národním mnohostranném fóru ČR pro elektronickou fakturaci při Hospodářské komoře a dodal: „V posledních dnech se navíc objevily zavádějící informace, které interpretují novelu zákona o DPH tak, že při elektronické fakturaci nebude již dále třeba elektronický podpis a časové razítko. Opak je však pravdou – proto se Národní fórum usneslo, že bude důrazně upozorňovat na nežádoucí důsledky v účetní praxi plátců daně, pokud by nepoužívali při vystavení a doručení faktur ve formě elektronických dokumentů elektronický podpis nebo EDI.“
Novela zavádí nové obecné formulace pro výklad pravidel fakturace, vystavení a uchování dokladů, které se vztahují stejně na papírovou i elektronickou formu dokumentu. Těm firmám, které respektovaly dosud platná zákonná ustanovení při využívání elektronické fakturace, nepřináší zásadní změnu. Podle dosud platné úpravy bylo možné vystavovat doklady pouze tak, že byly opatřeny zaručeným elektronickým podpisem nebo značkou, nebo pokud byla zaručena věrohodnost původu a integrita obsahu daňového dokladu elektronickou výměnou dat EDI. Zásadní rozdíl nové úpravy je v tom, že stejné požadavky, které dosud byly kladeny na elektronický dokument, budou platit také pro papírovou formu.
Převládá lehkomyslný přístup, jeho změna bude nutná
Novela zákona je mimo jiné nositelem nových opatření a postupů proti daňovým únikům. „Dá se očekávat, že tak jako novela zákona o DPH požaduje, aby faktury přesně navazovaly na průběh plnění v ostatní dokumentaci, vyvolá změny dosud bezstarostného přístupu řady plátců DPH k dokladům v listinné formě. Ostatně u elektronické formy faktury je povinnost zajistit věrohodnost původu a neporušenost obsahu dokladu obdobně ukotvena již v dosud platné úpravě,“ komentovala současný problém Barbora Procházková z advokátní kanceláře Central European Advisory Group.
I další výsledky průzkumu totiž potvrzují, že většina firem dosud přistupuje k problematice elektronické fakturace poměrně lehkovážně. Jak jinak vysvětlit skutečnost, že i když více než 51 % oslovených firem vystavuje své faktury elektronicky, jen menšina z nich (41 %) je opatřuje elektronickým podpisem. A pokud již faktury opatřeny elektronickým podpisem jsou, velmi často si je jejich příjemci vytisknou a dále archivují v tištěné podobě. Tento postup však rozhodně nedoporučila Barbora Procházková: „Pokud společnost nepoužije autorizovanou konverzi dokumentu prostřednictvím notáře nebo Czech Pointu, což se samozřejmě ve většině případů neděje, pak časem dojde k oslabení autenticity původu a integrity obsahu, případně jejich ztrátě, a snižuje se důkazní síla tohoto dokumentu. Společnost pak v budoucnu ztrácí možnost pořídit opis dokumentu.“
Velké rezervy v možných přínosech elektronické fakturace
Zmíněná novela zákona o DPH, která harmonizuje českou právní úpravu se směrnicí EU o elektronické fakturaci, může být startovní čarou pro mnohamiliardové úspory. Elektronická fakturace totiž umožňuje nejen kratší platební lhůty, nižší chybovost, náklady na tisk či poštovné, ale přináší i zcela zásadní časové úspory, pokud jsou faktury zasílány ve strukturovaném formátu tak, aby mohly být automatizovaně načteny do informačního systému protistrany.
V ČR se jedná o formáty jako XML, EDIFACT, XML EDI nebo ISDOC, přičemž jejich využití je až na výjimky velice malé a ani v segmentu firem s více než deseti zaměstnanci nedosahuje podílu 10 %. Díky přechodu na elektronickou fakturaci předpokládá Evropská komise v následujících šesti letech pro celou EU úspory až 240 mld. EUR. Výrazných úspor se podle Petra Ondráška můžeme dočkat i u nás: „V ČR odhadujeme pro příštích šest let, s ohledem na nízké využití formátů umožňujících strukturovanou výměnu dat na faktuře, celkové úspory ve výši kolem 23 mld. Kč.“
