Pořádek v licencích firmám ušetří až 30 procent nákladů

Snižování nákladovosti informačních technologií a jejich úspornější správa patří mezi nejčastěji skloňované termíny profesionálů v oblasti informačních technologií. Prostor pro úspory tu rozhodně stále ještě je, řada firem může velmi rychle a velmi snadno snížit až o 30 procent náklady v oblasti auditu svých licenčních potřeb. Audit přitom představuje teprve začátek.

S využitím dalších kroků, jako například zapojení monitoringu či správa veškerého IT majetku, mohou být úspory v IT mnohem výraznější. Takové je klíčové konstatování konference SAM v kostce 2010, která se za účasti dvou set posluchačů a zhruba desítky autorit z oboru konala 24. listopadu 2010 v Praze a jejímž odborným garantem se stala technologická společnost TruconneXion.

Podle Roberta Kleinera, ředitele pro strategii a člena představenstva TruconneXion, byl uplynulý rok v oblasti software asset managementu (SAM) právě ve znamení výrazného růstu zájmu společností o monitoring zaměstnanců. „Efektivita zaměstnanců se v době krize ocitla ve středu zájmu absolutní většiny firem, které se ji rozhodly řešit – a to jim dává dobrý vklad i do budoucna. Očekáváme, že po otázce ,Hrají si, nebo pracují?‘ přijdou v roce 2011 na řadu další klíčové otázky týkající se správy IT majetku – Kolik čeho reálně používám? Mám si počítač koupit, nebo najmout? Která z investic do IT mi přinese největší efekt?“ uvádí Robert Kleiner.

Na většinu těchto otázek lze najít odpovědi v případě, že uvedeme v život SAM a správu IT aktiv jako takovou. Nástroje SAM umožňují nejen provést okamžitou evidenci IT majetku, ale také pragmaticky rozhodovat a relevantně reagovat na důležité události. S přechodem z prvotního stavu chaosu, kdy firma nemá přehled ani o tom, co vlastní, do stavu jasného vědomí o hodnotě IT zdrojů a jejich dynamického plánování, jsou pak spojené ještě výraznější úspory než už zmíněných 30 procent celkových IT nákladů – jejich výše závisí na konkrétní situaci firmy.

Nová verze AuditPro ještě více usnadní zavedení pořádku ve správě IT aktiv

Podle poznatků truconneXion se vedle monitoringu zaměstnanců dá nejrychleji uspořit v oblasti inventarizace IT zdrojů, zejména pak softwarových licencí. Často se totiž nakupuje software, který nikdo nepotřebuje. Podle zjištění TruconneXion se investice do softwaru vyhazují oknem, protože management nedostává relevantní údaje.

Nejvýznamnější domácí konference v oblasti SAM se stala příležitostí pro uvedení auditovacího nástroje AuditPro verze 7. Původní český software potvrzuje svoje výsadní postavení nejenom v České republice, kde tento produkt aktuálně ovládá 75 procent trhu specializovaných SAM nástrojů, ale také na Slovensku, v Rusku a Polsku. Pozice jedničky na trhu posílila také díky akvizici společnosti FairNet v září tohoto roku.

„Dlouho jsme si lámali hlavu, kterým směrem se má verze AP 7 ubírat, takže jsme byli před jejím prvním odhalením na veřejnosti opravdu napjatí. Pozitivní reakce účastníků konference však naprosto překonaly naše očekávání. Ambicí představené verze totiž není nic menšího než výrazně usnadnit zavedení pořádku při správě IT aktiv a vytěžit při ní maximum z dostupných informací,“ reprodukuje odezvu ze strany zákazníků a partnerů Robert Kleiner ze společnosti TruconneXion.

Šest nejčastějších důvodů chaosu v licencích a neefektivního způsobu jejich pořizování – podle konstatování konference SAM v kostce 2010:

• Složitá licenční politika výrobců softwaru – není výjimkou, že velké SW firmy vydávají ročně až stovky stran změn licencování svých produktů,

• nákupy počítačů a softwaru jsou ve firmách realizovány impulzivně, bez centrálního plánování a dostatku času pro vyjednání dostatečně výhodných podmínek (multilicenčních smluv),

• nezřídka se nakupuje software, který nikdo nepotřebuje, protože není možné získat relevantní podklady. Není čas se ptát uživatelů, na co přesně software potřebují a zda jej nelze nahradit bezplatnou licencí nebo už existujícím vybavením,

• nejsou využívány výhody poskytované licenčními smlouvami softwaru – zaměstnanecké licence, jedna licence současně pro stolní i přenosný počítač apod.,

• faktury či jiné doklady o nabytí softwaru, aktualizací či servisních smluv nejsou evidovány v oddělení IT, nýbrž v účtárně. Obtížně se dohledávají a jsou skartovány spolu s ostatními účetními dokumenty,

• zavedení efektivní správy licencí je i přes existující legislativu a exekutivní normy poměrně komplikovaný a časově náročný proces.